ولكي تسمح لم الشمل مع الأسرى، يجب تقديم طلب خطي إلى وكالة اللاجئين التي تعطي الإذن.
يجب إرفاق الوثائق الخاصة بالزواج وولادة الأطفال بالطلب إذا كان لديك مثل هذه الوثائق. إذا لم يكن لديك هذه الوثائق، يجب عليك تقديم تصريح مع أسماء وتواريخ الميلاد ومكان وجود أفراد عائلتك (البلد والعنوان) وأن تصدقها من قبل كاتب عدل.
وبمجرد حصولك على تصريح لم الشمل مع الأسرة، سترسل السلطات البلغارية هذه المعلومات بشكل رسمي إلى السفارة البلغارية في البلد الذي توجد فيه عائلتك. يجب على عائلتك الذهاب إلى السفارة لوضع تأشيرة دخول في جوازات سفرهم. إذا لم يكن لدى أفراد عائلتك جوازات سفر، يجوز للسفارة أن تصدر لهم وثائق السفر البلغارية (جواز المرور) حتى يتمكنوا من السفر إلى بلغاريا.
إذا كنت لا تعرف أين عائلتك، يمكنك أن تطلب من وكالة للاجئين لاتخاذ إجراءات على بحثهم. وفي هذه الحالة، سيطلب موظفو وكالة اللاجئين مساعدة المفوضية السامية الأمم المتحدة لشؤون اللاجئين والصليب الأحمر البلغاري لبحثهم خارج بلغاريا.
إذا كان مسكن أفراد العائبة غير معروف، من الممكن اتخاذ إجراءات في بحثهم بمساعدة منظمة الصليب الأحمر البلغاري.
