اگر در یکی کمپ های آژانس دولتی پناهندگان هستید کارمندان آن رسماً شما را به عنوان پناهچو در بلغارستان ثبت نام خواهند کرد.
قبل از جا دادن به شما در کمپ، تفتیش بدنی انجام می شود. این کار برای اطمیناناز عدم حمل سلاح یا اقلام غیر قانونی و به وسیله کارمندان همجنس شما انجام می گیرد.
همه اسناد از شما مصادره و ثبت می شوند تا زمان انجام تشریفات و اعلام تصمیم نهایی توسط مقامات بلغار، تمامی این مدارک در همان مرکز نگه داری خواهند شد. کارمند دولتی که آنها را دریافت می‌کند باید یک پروتکل کتبی با امضای خودش تهیه کند و در آن یاد داشت شود چه نوعی مدارک داده اید. مواظب این پروتکل باشید زیرا بعداً با آن می توانید مدارک خود را دریافت کنید، مگر اینکه دلیل قانونی دیگر از سوی مقامات بلغارستان برای نگهداری آنها وجود داشته باشد.
پس از تفتیش بدنی از شما عکس و اثر انگشت گرفته می شود.
بعد از شما خواسته می شود اگر با سوادید شخصاً و اگر بی سوادید شفاهی نام، نام خانوادگی و تاریخ تولد خودتان و همچین نام پدر و مادر، برادران، خواهران خود و همچنین اسم همسر و فرزندان، احتمالی خود را قید کنید. صحت و کامل این اطلاعات بسیار مهم است. املای نادرست نام می تواند هنگام دریافت پناهندگی و صدور اسناد دائمی و یا مجوز ملحق شدن اعضای خانواده که در خارج از بلغارستان به سر می برند باعث بروز مشکل شود.
هنگام ثبت نام کارمندان آژانس با کمک مترجم شما را پرس و جو می کند. مفروضات در برگه ثبت یادداشت می شود که از متقاضی، مترجم و کارمند امضا می شود.
بعد از آن شما برای معاینه و آزمایش پزشکی به پزشک مرکز فرستاده می شوید. تا نتایج تحقیقات آزمایشگاهی شناخته شود ممکن است زیر قرنطینه اقرار شده باشید اگر نشانه های هست که از یک بیماری مسری رنج می برد.
سر انجام کارمندان آژانس باید با صدور یادداشت تبصره، تاریخ و زمان دقیق قید کنند که برای گرفتن کارت ثبت نام یعنی مدرک ماندن در بلغارستان مراجعه کنید.
همچین یادداشت تبصره هم داده می شود اگر ثبت نام در همان روز انجام نشود، به علت نبودن مترجم.
لطفاً در تاریخ و سر ساعت تعیین شده حاضر شوید.
پس از اتمام تمام اقدامات ثبت نام به شما در یک مرکز پذیرش یا خوابگاه، اسکان داده می شود. در صورت امکان، به خانواده ها در یک اتاق جا داده می شود.
